Bien préparer ses conférences ou ateliers

Ce moment vous appartient, voici quatre étapes à ne pas oublier lorsque vous préparez vos animations au sein d’un salon. Cet article s’applique aussi bien pour une conférence, un atelier ou toutes autres animations que vous organisez au sein d’un événement.

Etape 1 : Communiquez en amont !
Invitez votre carnet d’adresses, vos clients, vos adhérents, votre équipe, vos contacts presse pour obtenir la plus large audience ! Les organisateurs du salon mettent à votre disposition une palette d’outils pour vous accompagner comme les signatures email, invitations gratuites, flyers, etc.

N’oubliez pas de créer un événement Facebook. Pour gagner en efficacité, ajoutez des co-organisateurs à votre événement, comme par exemple la page Facebook du conférencier ou dudit salon, etc.

Vous pouvez également annoncer votre événement dans les agendas en ligne.

Etape 2 : Soyez prêt !
Entraînez-vous : valorisez le sujet de votre conférence pour le rendre extraordinaire ! Le public sera plus réceptif à votre idée si vous êtes heureux de partager ce sujet avec lui.
N’oubliez pas d’interagir avec votre public : posez-lui des questions, donnez des exemples, racontez des anecdotes. L’interaction que vous allez réussir à créer est tout aussi importante que le contenu de votre présentation.

Etape 3 : Organisez votre arrivée.
Vérifier que vous avez bien tout le matériel sur l’espace attribué. Avez-vous le bon branchement pour raccorder votre matériel? Avez-vous besoin d’une connexion internet, d’une source d’électricité, d’un adaptateur ? Vérifiez qu’il ne vous manque rien pour être serein lors de votre animation.
En cas de problème, contactez l’équipe de l’organisation pour trouver une solution.

Exemple d’une invitation à une conférence, remise par l’exposant, sur son stand, en même temps que la documentation générale

Etape 4 : Valorisez votre animation.
Sur votre stand, annoncez l’événement par l’intermédiaire d’une affiche ou d’un flyer dédié. Cela permet d’attirer des visiteurs spontanés.
Pendant l’événement, pensez à mettre à disposition des flyers, cartes de visite, brochures ou même des formulaires pour récolter de nouveaux contacts intéressants.

Vous pouvez également valoriser votre animation en diffusant une vidéo, des photos, un article sur le web et vos réseaux sociaux.

Enfin, les participants sont sensibles aux petites intentions. Une verrée peut être proposée sur votre stand pour clore votre animation.

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